Dokumentation
Alles, was du über Faktox wissen musst — von der ersten Rechnung bis zum Mahnlauf. Schritt für Schritt.
1. Erste Schritte
Registrieren & einloggen
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Auf faktox.online die E-Mail-Adresse ins Feld eingeben und auf „Kostenlos starten" klicken.
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Du erhältst einen Magic-Link per E-Mail. Klicke ihn an — du bist sofort eingeloggt (kein Passwort nötig).
⚠️ Wichtig: Öffne den Link in deinem normalen Browser (Safari/Chrome), nicht in der Gmail-App. App-interne Browser speichern den Login nicht.
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Unter Einstellungen → Unternehmensprofil deine Firmendaten ergänzen: Name, Adresse, UID, IBAN. Diese erscheinen als Absender auf jeder Rechnung.
Als PWA installieren (empfohlen)
Faktox ist eine installierbare App:
- Android (Chrome): Menü → „Zum Startbildschirm hinzufügen"
- iOS (Safari): Teilen-Button → „Zum Home-Bildschirm"
Danach startet Faktox wie eine native App — im Vollbild, mit eigenem Icon.
Für wen gilt welcher Steuerstatus?
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Kleinunternehmer (AT §6 / DE §19) | 0% USt auf Rechnungen, Pflichtvermerk wird automatisch gesetzt |
| USt-pflichtig | 20% AT bzw. 19% DE Normalsatz pro Position wählbar |
| Reverse Charge | Für EU-B2B-Kunden: Steuerschuld geht an den Leistungsempfänger |
💡 Der Wechsel des Steuerstatus (z. B. Überschreiten der Kleinunternehmergrenze) wird unter Einstellungen erfasst und mit Datum historisiert — alte Rechnungen behalten ihren damaligen Status automatisch.
2. Aufträge, Angebote & Rechnungen
Der Workflow: Angebot → Auftrag → Rechnung
- Angebot erstellen (optional) — als Vorstufe für den Kunden
- Auftrag anlegen — nur Auftragsdatum + Kunde + Positionen (kein Rechnungsdatum!)
- Auftrag bestätigen — erst danach kann eine Rechnung generiert werden
- „Rechnung erstellen" klicken — das Rechnungsdatum wird automatisch gesetzt
🔒 Unveränderbarkeits-Prinzip: Eine erstellte Rechnung ist final und nicht editierbar. Korrekturen laufen über die Storno-Funktion und bleiben mit dem Ursprungsbeleg verknüpft. Das ist eine technische Dokumenthistorie; eine revisionssichere Archivierung oder pauschale GoBD-/BAO-Abnahme ist damit nicht zugesagt. Du musst deine eigene Aufbewahrung sicherstellen.
Positionen erfassen
- Jede Position hat: Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis und eigene USt (unterschiedliche Sätze je Position möglich — z. B. 20% Dienstleistung + 10% Bücher)
- Preiseingabe Netto oder Brutto: Toggle im Formular — bei Brutto rechnet Faktox rückwärts aufs Netto um
- Produktkatalog: Häufige Leistungen einmal unter Einstellungen hinterlegen → beim Tippen per Autovervollständigung einfügen (Text + Preis übernehmen)
E-Mail-Versand mit Tracking
Hinter jedem Dokument: „Per Email senden". Faktox sendet als Absender mit deinem Firmennamen und verfolgt danach:
| Badge | Bedeutung |
|---|---|
| Geöffnet | Kunde hat die Mail geöffnet (unsichtbarer Pixel) |
| Kunde bestätigt bezahlt | Kunde hat auf den 1-Klick-Zahlungslink geklickt |
PDF herunterladen
Über den „PDF"-Button bei jedem Dokument. Das PDF enthält dein Firmenlogo und die erfassten Rechnungsangaben. Faktox erzeugt strukturiertes XML für unterstützte Fälle nur mit echter UID/USt-IdNr. oder Steuernummer des Ausstellers. Ohne diese Steueridentität bleibt die Rechnung PDF-only, ohne eingebettetes oder separates XML. Bereits ausgestellte Originale werden durch spätere Profiländerungen nicht um XML ergänzt. Die lokale Prüfung mit offiziellen EC-EN16931-Regeln ersetzt keine unabhängige Abnahme von XML-Profil und PDF/A; FeRD-/Hybridabnahme bleibt offen. Siehe Formatumfang und Grenzen.
3. Teilrechnungen & Nummernschema
Wie Teilrechnungen funktionieren
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Auftrag öffnen → „+ Rechnung erstellen" → Modal öffnet sich mit Betragsübersicht
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Wählen: Voller Betrag oder Teilbetrag (eigener Input, max. offener Restbetrag)
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Bei Teilbetrag werden Positionen und USt proportional heruntergerechnet, Typ wird automatisch „Teilrechnung"
Nummernschema (Basis + Suffix)
| Belegtyp | Format | Beispiel |
|---|---|---|
| Auftrag | AU-Jahr-Nr | AU-2026-000042 |
| Teilrechnung 1 | RE-Basis-001 | RE-2026-000055-001 |
| Storno davon | ST-Basis-Suffix | ST-2026-000055-001 |
| Teilrechnung 2 | nächste Suffix | RE-2026-000055-002 |
| Restausgleich | -00X (Ende) | RE-2026-000055-003 |
✅ Schutz eingebaut: Die Summe aller aktiven Teilrechnungen kann den Auftragsbetrag nie überschreiten. Ist der Auftrag vollständig abgerechnet, verschwindet der Button für weitere Rechnungen. Stornos geben ihren Betrag automatisch wieder frei.
4. Zahlungen buchen: Voll / Teilbetrag / Skonto
Zahlung buchen
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Auftragsdetail öffnen → bei der gewünschten Rechnung auf „+ Zahlung buchen"
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Modal: Zahlungsart wählen (Voll / Teilbetrag / Skonto), Betrag eingeben (bei Vollzahlung automatisch kompletter Offenbetrag), Datum
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Buchen — Status der Rechnung aktualisiert sich sofort (offen → teilweise bezahlt → bezahlt)
Die drei Zahlungsarten
| Art | Was passiert |
|---|---|
| Voll | Gesamtbetrag beglichen → Status bezahlt, bezahlt-Datum gesetzt |
| Teilbetrag | Offener Betrag sinkt, Status „teilweise bezahlt", Badge am Auftrag zeigt Restbetrag |
| Skonto | Tatsächlichen Zahlungseingang und ausdrücklich vereinbarten Erlass getrennt erfassen. Die Rechnung ist ausgeglichen, wenn Zahlung und Erlass den offenen Rest decken. |
Regeln (serverseitig erzwungen)
- Eine Zahlung darf den offenen Betrag nicht übersteigen — sonst Ablehnung
- Buchungsfehler? Zahlung entfernen → Status wird automatisch neu berechnet
- Nur vollständig ausgeglichene Rechnungen fallen aus dem Mahnlauf. Eine Korrektur kann einen offenen Rest wiederherstellen.
5. Mahnwesen (automatisch, 3 Stufen)
Faktox prüft stündlich alle offenen Rechnungen gegen dein hinterlegtes Zahlungsziel (Standard: 14 Tage, konfigurierbar) und startet bei Überziehung automatisch den Mahnlauf:
| Stufe | Auslöser | Inhalt | Nächste Frist |
|---|---|---|---|
| 1 — Zahlungserinnerung | Zahlungsziel überschritten | Freundlich, Hinweis auf Rechnung | +7 Tage (konfigurierbar) |
| 2 — Mahnung | Frist aus Stufe 1 vergangen | Erinnerung an den offenen Betrag; Gebühren nur auf geprüfter Grundlage | +7 Tage |
| 3 — Manuelle Prüfung | Frist Stufe 2 vergangen | Kein Versand an Kunden! Nur Markierung + Info-E-Mail an dich | — |
Intelligent: B2B vs. B2C
Der Mahnlauf unterscheidet automatisch nach Kundentyp:
- B2B: Der ausdrücklich hinterlegte Unternehmertyp ist maßgeblich. Konfigurierte Mahngebühren werden nur mit dokumentierter, geprüfter Gebührenbasis angesetzt. Die App berechnet derzeit keine automatischen Verzugszinsen.
- B2C (Verbraucher): Faktox setzt im automatischen Mahnlauf keine Gebühren oder Zinsen an. Das ist eine Produktentscheidung und keine Aussage darüber, welche Ansprüche rechtlich bestehen.
- Teilzahlungen zählen immer: Wurden €200 von €500 gezahlt, mahnt Stufe 1 automatisch nur noch €300 — auf Grundlage der tatsächlich erfassten Zahlungen
- Ausgleich prüfen: Zahlung und vereinbarter Erlass werden separat berücksichtigt. Nur ein vollständig ausgeglichener Rest beendet den Mahnlauf.
- Wochenende: Fälligkeiten, die auf Sa/So fallen, verschieben sich auf Montag
Stufe 3: Rechtsübergabe
Stufe 3 sendet nie automatisch an den Kunden (Haftung). Stattdessen: Datensatz „Rechtsübergabe" in deinem Mahnregister + Info-Mail an dich. Du entscheidest selbst über weitere Schritte (Mahnbescheid, Inkasso, Anwalt).
Wo sehe ich den Mahnstatus?
- Auftragskarte: ⚠ N Mahnungen · Fälligkeitsdatum rot wenn überfällig · ✓ Bezahlt wenn durch
- Mahnregister: Jede versendete Mahnung als eigener Beleg mit PDF, Datum und Stage
6. Firmenlogo auf Rechnungen
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Einstellungen → Unternehmensprofil → Bereich „Firmenlogo"
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PNG oder JPG hochladen (max. 2 MB). Vorschau zeigt das Logo auf weißem Grund — so siehst du dunkle Logos korrekt.
Im PDF
- Position: oben rechts, sauber skaliert (max. 110×40pt), Seitenverhältnis erhalten
- Trennlinie unter dem Titel endet links vom Logo — keine Überlappung
- Gilt automatisch für: Rechnungen, Teilrechnungen, Storno, Angebote, Auftragsbestätigungen
- Ohne Logo: PDF erscheint schlicht ohne Branding — funktioniert genauso
💡 Bestehende PDFs bleiben unverändert. Neu generierte PDFs (PDF-Button klicken) enthalten das aktuelle Logo.
7. Team & Multi-Workspace
Team-Mitglieder einladen (nur Team-Plan)
Einstellungen → Team → E-Mail + Name + Rolle. Der eingeladene User erhält einen Magic-Link und bekommt nach Annahme Zugang zu deinem Workspace.
| Rolle | Sehen | Nicht sehen |
|---|---|---|
| Admin | Fast alles wie Owner | Billing |
| Member (Mitarbeiter) | Zeiterfassung, eigene Aufträge, Rechnungsliste ohne Beträge | Preise/Stundensätze (maskiert!), Billing, Mahnwesen |
| Viewer | Nur Lesen | Alles Schreibende |
Workspace-Switcher
Wenn du sowohl einen eigenen Account hast als auch Teammitglied woanders bist: In der Seitenleiste unter dem Logo kannst du per Dropdown zwischen „Mein Account" und Team-Workspaces wechseln. Beim Wechsel lädt die Seite komplett im anderen Kontext — kein Datenmischmasch.
Seat-Abrechnung
- Team-Plan enthält 3 Personen einschließlich Inhaber
- Weitere Mitglieder: +15 €/Monat je Sitz (mit Bestätigungsdialog vor der Einladung)
- Automatische Stripe-Synchronisation bei Hinzufügen/Entfernen (pro-rata Gutschrift durch Stripe)
- Hard Cap bei 53 Seats insgesamt — darüber hinaus: Enterprise-Anfrage
8. Berichte: E/A-Rechnung, EÜR, Export
E/A-Rechnung (Jahresübersicht)
Berichte-Seite → unten: „Einnahmen-Ausgaben-Rechnung {Jahr}"
- Einnahmen nach Zahlungsfluss: Eine Zahlung zählt im Jahr/Monat ihres Eingangs — nicht des Rechnungsdatums (Ist-Versteuerung, maßgeblich ist das tatsächliche Zahlungsdatum)
- Teilzahlungen anteilig: Jede Teilzahlung verbucht ihren Anteil getrennt mit Netto/USt-Aufteilung
- Skonto-Erlass reduziert die Forderung, ist aber kein Zahlungseingang. Zahlungsberichte berücksichtigen tatsächliche Geldflüsse.
- Kennzahlen: Einnahmen/Ausgaben brutto, Gewinn, USt-Saldo + monatliche Tabelle
- CSV-Export für Excel/deinen Steuerberater
Weitere Berichte
| Bericht | Inhalt |
|---|---|
| Monats-/Jahresreport | Einnahmen, Ausgaben, USt — PDF + CSV |
| USt-Voranmeldung | Umsatzsteuer-Werte für FinanzOnline (AT) / ELSTER (DE) |
| EÜR-Daten (§4 Abs. 3 EStG) | Profit-Berechnung fürs Finanzamt |
Steuerberater-Export
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Einstellungen → Steuerberater: Kanzlei-E-Mail, Name, Mandantennummer, Format hinterlegen
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Berichte → Button: „📤 {Monat} an Kanzlei senden" — Mail direkt an deine Kanzlei
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Gesamt- und Jahresexporte mit Prüfsummen getrennt unter „Daten & Aufbewahrung“ anfordern
Formate
| Land | Berichtsstruktur |
|---|---|
| 🇦🇹 Österreich | BMD-orientierte CSV — kein bestätigter Importstandard; mit der Kanzlei abstimmen |
| 🇩🇪 Deutschland | DATEV-orientierte CSV — kein bestätigter Importstandard; mit der Kanzlei abstimmen |
Daten & Aufbewahrung
Unter „Daten & Aufbewahrung“ kannst du Gesamt- oder Jahresexporte mit maschinenlesbaren Daten, Dokumenten, Prüfsummen und ausgewiesenen Lücken anfordern. Optionale monatliche oder jährliche Export-Erinnerungen enthalten nur einen Link zum manuellen Export und keine Anhänge.
9. Einstellungen — Referenz aller Optionen
| Bereich | Option | Funktion |
|---|---|---|
| Steuerstatus | currentTaxStatus | Aktueller Status (Kleinunternehmer/USt/Reverse-Charge) — erscheint auf Rechnungen |
| Historie | Änderungen mit Datum protokolliert, Rechnungen berücksichtigen das hinterlegte Leistungsdatum bzw. den Leistungszeitraum | |
| UID | Länderbezogene Prüfung: In DE Steuernummer oder USt-IdNr.; im unterstützten vollständigen AT-Ablauf UID für steuerpflichtige Fälle. Produktgrenzen sind keine pauschale Rechtsregel. | |
| TaxNote | Automatischer Gesetzestext-Vermerk je Status (§6 Abs1 Z27 / §19 etc.) | |
| Mahnwesen | dunningEnabled | Master-Schalter Automatik an/aus |
| Zahlungsziel & Fristen | Tage bis fällig (Std. 14), Frist Stufe 1 & 2 (je Std. 7) | |
| Mahngebühren | €-Pauschale je Stufe (Default 0), AT üblich bis ~30€ — nur B2B wirksam! | |
| Produktkatalog | Name/Preis/Einheit | Häufige Leistungen hinterlegen → Auto-Vorschlag beim Rechnungsformular |
| Löschen | Einträge sind rein referenziell, gelöschte beeinflussen bestehende Rechnungen nicht | |
| Daten & Aufbewahrung | CSV-Übersicht | Optionale monatliche Buchungsübersicht ohne Originalbelege |
| Kundendatenexport | Gesamt- und Jahresexport mit Prüfsummen und ausgewiesenen Lücken | |
| Logo | Hochladen | PNG/JPG max. 2MB, erscheint top-right im PDF |
| Entfernen | Neue PDFs ohne Logo, alte bleiben unangetastet |
10. Der Invoice Agent Skill (249 € einmalig)
Für Nutzer, die ihre Rechnungen direkt im AI-Assistenten (Claude Code, Cursor) schreiben wollen — ohne Web-App, lokal auf dem eigenen Rechner.
Was ist drin?
- 15 Python-Scripts + gemeinsames Basis-Modul (common.py): Datenverzeichnis ~/.faktox/, atomares File-Locking, atomare JSON-Writes
- DACH-Steuersätze: Alle 7 rechtlich gültigen Raten — AT 20/13/10/4,9%/0%, DE 19/7/0%
- Teilzahlungen & Skonto: Zahlungen buchen per CLI (
payment— partial/skonto/full), ausdrücklicher Erlass mit--discount-amount; Zahlung und Erlass werden getrennt geführt - Mahnwesen: Lokale Erinnerung und Mahnungen mit geprüften Fälligkeiten; keine automatisch berechneten Verzugszinsen. Zahlungsstände vor Ausführung prüfen.
- KI-Foto-Scan: Belege scannen via OpenRouter Vision API
- Reports & Export: Monats-/Jahresbericht PDF+CSV, UStVA, EÜR, CSV mit DATEV-orientierten Spalten (vor dem Import abstimmen)
- Email-Abholung: IMAP — Belege automatisch ziehen
- SKILL.md im Claude-Code-Format + ANLEITUNG.txt (deutsch) + JSON Templates + LICENSE (Einzelplatzlizenz)
Installation
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Kauf auf faktox.online (#skill) → Download-Link per Email (7 Tage gültig, danach erneut anfragbar)
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ZIP entpacken → Ordner freistellen
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pip install -r requirements.txt (nur reportlab + requests)4
Profil anlegen:
python3 scripts/business_profile.py set ... + Steuerstatus setzenHauptbefehle (Spickzettel)
| Zweck | Befehl |
|---|---|
| Rechnung erstellen | number_manager.py next → spec.json bauen → generate_invoice.py spec.json → finalize |
| Storno | number_manager.py cancel RE-... → Storno-PDF generieren |
| Beleg scannen | scan_invoice.py foto.jpg --auto-add |
| Teilzahlung buchen | mahnwesen.py payment RE-... --amount 200 --type partial |
| Skonto buchen | mahnwesen.py payment RE-... --amount 485 --type skonto |
| Mahnung | mahnwesen.py remind/mahn1/mahn2 RE-... |
| Berichte | report_generator.py monthly/yearly/ustva/euer |
| CSV mit DATEV-orientierten Spalten | export_csv.py --out export.csv — vor Import mit der Kanzlei abstimmen |
⚠️ Goldene Regeln: Nummer kommt IMMER vom number_manager (niemals ausgedacht!). Steueridentität und Geschäftsfälle entsprechend dem unterstützten Länderumfang prüfen. Rechnungen werden nie gelöscht/geändert — nur Storno. Das Paket ist eine Einzelplatz-Lizenz und dient nicht als Basis für Konkurrenzprodukte.
Wo liegen meine Daten?
Alle JSON-Daten: ~/.faktox/ (umstellbar via FAKTOX_DATA_DIR). Bei Problemen: einfach dort reinschauen. Optional synchronisierbar mit Google Drive (Script vorhanden).
11. Tarife & Abrechnung
| Tarif | Preis | Ideal für |
|---|---|---|
| Free | 0 € dauerhaft | Ausprobieren: 3 Rechnungen + 3 Aufträge pro Monat, PDF/XML für unterstützte Fälle, Steuerhinweise für Kleinunternehmer |
| Starter | 29 €/Monat | Solo-Selbständige: unbegrenzte Rechnungen & Zeiterfassung, automatisches Mahnwesen, optionale Export-Erinnerungen |
| Pro | 49 €/Monat | + AI Foto-Scan & Diktat (<1s), BMD-/DATEV-orientierte CSV-Berichte, EÜR/UStVA-Report, mehrere Unternehmen |
| Team | 79 €/Monat | + Workspace mit 3 Personen einschließlich Inhaber, Mitarbeiter-Zeiterfassung mit Satz-Maskierung, gemeinsame Aufträge, +15 € je weiteres Mitglied |
| Invoice Agent Skill | 249 € einmalig | DAS Produkt für AI-Assistenten (lokal, kein Abo) — Details in Abschnitt 10 |
Abonnements & Kündigung
- Abrechnung monatlich im Voraus über Stripe (Kreditkarte/Bankeinzug) — Preis inkl. USt
- Kündigung jederzeit zum Monatsende, direkt im Kundenportal (Einstellungen → Abonnement → Abo verwalten)
- Die Kündigung eines kostenpflichtigen Tarifs löscht keine Geschäftsdaten. Eine Kontoschließung muss separat und ausdrücklich beauftragt werden; dafür gilt ein Exportfenster von 90 Tagen ab dem angezeigten Schließungsdatum. Die Schließungsansicht zeigt Voraussetzungen und gesetzliche Ausnahmen.
- Coupons: Je nach Kampagne wird ein Gutschein automatisch angewendet (Rabatt direkt im Checkout sichtbar), oder du tippst einen Promotion-Code ins Gutscheinfeld
Zahlungsmethoden
Kreditkarte (Visa/MC/Amex) und SEPA-Lastschrift via Stripe Payments Europe Ltd. Faktox speichert keine Kartendaten — nur den Stripe-Customer-Identifier.
12. Häufige Probleme
Ich bin ausgeloggt worden / Login geht nicht mehr
Session-Token läuft nach 30 Tagen ab, Magic-Links nach 15 Minuten. Einfach erneut einloggen. Falls du im Gmail-/Instagram-InApp-Browser warst: Session dort nicht persistierbar — Link im Standardbrowser öffnen (Knopf „In Browser öffnen" erscheint automatisch).
Meine Rechnung sieht anders aus als erwartet
- Logo fehlt? → Einstellungen → Firmenlogo prüfen, PDF neu generieren (alte PDFs ändern sich nicht)
- Alter Steuerstatus? → Rechnungen nutzen den Status zum Zeitpunkt ihrer Erstellung (historisiert) — korrekt so
Der „Auftrag erstellen"-Button ragt raus / ich sehe ihn nicht
Browser zoom zurücksetzen (100%) oder unten scrollen. Auf Mobile ist der Footer fixiert — ggf. Sheet nach oben scrollen, der Button bleibt sichtbar.
Mahnung kam trotz Teilzahlung?
Prüfe: Wurde die Zahlung tatsächlich gebucht (Auftrag → Rechnungsdetail)? Der Mahnlauf rechnet nur mit gebuchten Zahlungen. Nachholbedarf: Zahlung nachbuchen → nächste Mahnstufe fällt ggf. ganz weg.
Meine Teilrechnungs-Nummer ist „RE-2026-000055-001" statt fortlaufend
Das ist korrekt und gewollt: Basisnummer + Suffix gruppiert Teilrechnungen pro Auftrag (baool data). Es entsteht KEINE Lücke im Hauptnummernkreis. Siehe Abschnitt 3.
Support & Kontakt
E-Mail: info@maighty-labs.com. Weitere Guides: Ratgeber-Hub.