Danach startet Faktox wie eine native App — im Vollbild, mit eigenem Icon.
Für wen gilt welcher Steuerstatus?
Status
Bedeutung
Kleinunternehmer (AT §6 / DE §19)
0% USt auf Rechnungen, Pflichtvermerk wird automatisch gesetzt
USt-pflichtig
20% AT bzw. 19% DE Normalsatz pro Position wählbar
Reverse Charge
Für EU-B2B-Kunden: Steuerschuld geht an den Leistungsempfänger
💡 Der Wechsel des Steuerstatus (z. B. Überschreiten der Kleinunternehmergrenze) wird unter Einstellungen erfasst und mit Datum historisiert — alte Rechnungen behalten ihren damaligen Status automatisch.
2. Aufträge, Angebote & Rechnungen
Der Workflow: Angebot → Auftrag → Rechnung
Angebot erstellen (optional) — als Vorstufe für den Kunden
Auftrag anlegen — nur Auftragsdatum + Kunde + Positionen (kein Rechnungsdatum!)
Auftrag bestätigen — erst danach kann eine Rechnung generiert werden
„Rechnung erstellen" klicken — das Rechnungsdatum wird automatisch gesetzt
🔒 Unveränderbarkeits-Prinzip: Eine erstellte Rechnung ist final und nicht editierbar. Korrekturen laufen ausschließlich über die Storno-Funktion — so bleibt dein Nummernkreis revisionssicher lückenlos.
Positionen erfassen
Jede Position hat: Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis und eigene USt (unterschiedliche Sätze je Position möglich — z. B. 20% Dienstleistung + 10% Bücher)
Preiseingabe Netto oder Brutto: Toggle im Formular — bei Brutto rechnet Faktox rückwärts aufs Netto um
Produktkatalog: Häufige Leistungen einmal unter Einstellungen hinterlegen → beim Tippen per Autovervollständigung einfügen (Text + Preis übernehmen)
E-Mail-Versand mit Tracking
Hinter jedem Dokument: „Per Email senden". Faktox sendet als Absender mit deinem Firmennamen und verfolgt danach:
Badge
Bedeutung
Geöffnet
Kunde hat die Mail geöffnet (unsichtbarer Pixel)
Kunde bestätigt bezahlt
Kunde hat auf den 1-Klick-Zahlungslink geklickt
PDF herunterladen
Über den „PDF"-Button bei jedem Dokument. Das PDF enthält automatisches ZUGFeRD-2.5-XML (EN 16931), dein Firmenlogo oben rechts und die gesetzlichen Pflichtangaben.
3. Teilrechnungen & Nummernschema
Wie Teilrechnungen funktionieren
1
Auftrag öffnen → „+ Rechnung erstellen" → Modal öffnet sich mit Betragsübersicht
2
Wählen: Voller Betrag oder Teilbetrag (eigener Input, max. offener Restbetrag)
3
Bei Teilbetrag werden Positionen und USt proportional heruntergerechnet, Typ wird automatisch „Teilrechnung"
Nummernschema (Basis + Suffix)
Belegtyp
Format
Beispiel
Auftrag
AU-Jahr-Nr
AU-2026-000042
Teilrechnung 1
RE-Basis-001
RE-2026-000055-001
Storno davon
ST-Basis-Suffix
ST-2026-000055-001
Teilrechnung 2
nächste Suffix
RE-2026-000055-002
Restausgleich
-00X (Ende)
RE-2026-000055-003
✅ Schutz eingebaut: Die Summe aller aktiven Teilrechnungen kann den Auftragsbetrag nie überschreiten. Ist der Auftrag vollständig abgerechnet, verschwindet der Button für weitere Rechnungen. Stornos geben ihren Betrag automatisch wieder frei.
4. Zahlungen buchen: Voll / Teilbetrag / Skonto
Zahlung buchen
1
Auftragsdetail öffnen → bei der gewünschten Rechnung auf „+ Zahlung buchen"
Buchen — Status der Rechnung aktualisiert sich sofort (offen → teilweise bezahlt → bezahlt)
Die drei Zahlungsarten
Art
Was passiert
Voll
Gesamtbetrag beglichen → Status bezahlt, bezahlt-Datum gesetzt
Teilbetrag
Offener Betrag sinkt, Status „teilweise bezahlt", Badge am Auftrag zeigt Restbetrag
Skonto
Vereinbarter Abzug: ab 90% des Bruttobetrags gilt die Rechnung als vollständig beglichen (Rest erlassen)
Regeln (serverseitig erzwungen)
Eine Zahlung darf den offenen Betrag nicht übersteigen — sonst Ablehnung
Buchungsfehler? Zahlung entfernen → Status wird automatisch neu berechnet
Skonto-Zahlungen stoppen den Mahnlauf permanent
5. Mahnwesen (automatisch, 3 Stufen)
Faktox prüft stündlich alle offenen Rechnungen gegen dein hinterlegtes Zahlungsziel (Standard: 14 Tage, konfigurierbar) und startet bei Überziehung automatisch den Mahnlauf:
Stufe
Auslöser
Inhalt
Nächste Frist
1 — Zahlungserinnerung
Zahlungsziel überschritten
Freundlich, Hinweis auf Rechnung
+7 Tage (konfigurierbar)
2 — Mahnung
Frist aus Stufe 1 vergangen
Festerer Ton + Verzugszinsen-Hinweis (nur B2B)
+7 Tage
3 — Rechtsübergabe
Frist Stufe 2 vergangen
Kein Versand an Kunden! Nur Markierung + Info-E-Mail an dich
—
Intelligent: B2B vs. B2C
Der Mahnlauf unterscheidet automatisch nach Kundentyp:
B2B (Kunde hat UID oder „Unternehmer"-Typ): Mahngebühren (konfigurierbar) und Verzugszinsen 9% p.a. tagengenau werden ausgewiesen
B2C (Verbraucher): Keine Gebühren, keine Zinsen — rechtlich gar nicht durchsetzbar. Ton freundlich-per-du. B2C-Typ wird in der Kundenkartei manuell gesetzt oder via „Auto" heuristisch erkannt (UID vorhanden = B2B)
Teilzahlungen zählen immer: Wurden €200 von €500 gezahlt, mahnt Stufe 1 automatisch nur noch €300 — inklusive reduzierter Zinsberechnung auf den Restbetrag
Skonto stoppt alles: Sobald ≥90% via Skonto gebucht sind, wird die Rechnung als bezahlt markiert und nie wieder gemahnt
Wochenende: Fälligkeiten, die auf Sa/So fallen, verschieben sich auf Montag
Stufe 3: Rechtsübergabe
Stufe 3 sendet nie automatisch an den Kunden (Haftung). Stattdessen: Datensatz „Rechtsübergabe" in deinem Mahnregister + Info-Mail an dich. Du entscheidest selbst über weitere Schritte (Mahnbescheid, Inkasso, Anwalt).
Wo sehe ich den Mahnstatus?
Auftragskarte: ⚠ N Mahnungen · Fälligkeitsdatum rot wenn überfällig · ✓ Bezahlt wenn durch
Mahnregister: Jede versendete Mahnung als eigener Beleg mit PDF, Datum und Stage
6. Firmenlogo auf Rechnungen
1
Einstellungen → Unternehmensprofil → Bereich „Firmenlogo"
2
PNG oder JPG hochladen (max. 2 MB). Vorschau zeigt das Logo auf weißem Grund — so siehst du dunkle Logos korrekt.
Wenn du sowohl einen eigenen Account hast als auch Teammitglied woanders bist: In der Seitenleiste unter dem Logo kannst du per Dropdown zwischen „Mein Account" und Team-Workspaces wechseln. Beim Wechsel lädt die Seite komplett im anderen Kontext — kein Datenmischmasch.
Seat-Abrechnung
Team-Plan enthält 3 Mitglieder
Weitere Mitglieder: +15 €/Monat je Sitz (mit Bestätigungsdialog vor der Einladung)
Automatische Stripe-Synchronisation bei Hinzufügen/Entfernen (pro-rata Gutschrift durch Stripe)
Hard Cap bei 53 Seats insgesamt — darüber hinaus: Enterprise-Anfrage
Umsatzsteuer-Werte für FinanzOnline (AT) / ELSTER (DE)
EÜR-Daten (§4 Abs. 3 EStG)
Profit-Berechnung fürs Finanzamt
Steuerberater-Export
1
Einstellungen → Steuerberater: Kanzlei-E-Mail, Name, Mandantennummer, Format hinterlegen
2
Berichte → Button: „📤 {Monat} an Kanzlei senden" — Mail direkt an deine Kanzlei
3
Oder: „📦 Beleg-Archiv ({Jahr}) ZIP" — alle Belege eines Jahres als Download
Formate
Land
Exportformat
🇦🇹 Österreich
BMD (Standard-AT-Kanzleiformat)
🇩🇪 Deutschland
DATEV (EXTF-Buchungsstapel)
Monats-Tresor (100% Datenhoheit)
Optional aktivierbar (Einstellungen): Am 1. jedes Monats erhältst du automatisch eine ZIP-Mail mit allen Buchungsdaten — deine eigene Kopie, unabhängig von Faktox. Zusätzlich jederzeit: manueller Voll-Export (JSON + CSV + Originalbelege) unter Einstellungen → Datensicherung.
9. Einstellungen — Referenz aller Optionen
Bereich
Option
Funktion
Steuerstatus
currentTaxStatus
Aktueller Status (Kleinunternehmer/USt/Reverse-Charge) — erscheint auf Rechnungen
Historie
Änderungen mit Datum protokolliert, Rechnungen nutzen das Datum ihrer Erstellung
UID
Pflicht bei USt-pflichtig — Rechnungen ohne UID am Ausweis werden blockiert (Konformitätsprüfung!)
TaxNote
Automatischer Gesetzestext-Vermerk je Status (§6 Abs1 Z27 / §19 etc.)
Mahnwesen
dunningEnabled
Master-Schalter Automatik an/aus
Zahlungsziel & Fristen
Tage bis fällig (Std. 14), Frist Stufe 1 & 2 (je Std. 7)
Mahngebühren
€-Pauschale je Stufe (Default 0), AT üblich bis ~30€ — nur B2B wirksam!
Produktkatalog
Name/Preis/Einheit
Häufige Leistungen hinterlegen → Auto-Vorschlag beim Rechnungsformular
Löschen
Einträge sind rein referenziell, gelöschte beeinflussen bestehende Rechnungen nicht
Datensicherung
Monats-Tresor
Auto-Mail ZIP am 1. des Monats (Datenhoheit)
Manuell
Voll-Export JSON+CSV+Belege jederzeit
Logo
Hochladen
PNG/JPG max. 2MB, erscheint top-right im PDF
Entfernen
Neue PDFs ohne Logo, alte bleiben unangetastet
10. Der Invoice Agent Skill (249 € einmalig)
Für Nutzer, die ihre Rechnungen direkt im AI-Assistenten (Claude Code, Cursor) schreiben wollen — ohne Web-App, lokal auf dem eigenen Rechner.
mahnwesen.py payment RE-... --amount 485 --type skonto
Mahnung
mahnwesen.py remind/mahn1/mahn2 RE-...
Berichte
report_generator.py monthly/yearly/ustva/euer
DATEV-Export
export_csv.py --out export.csv
⚠️ Goldene Regeln: Nummer kommt IMMER vom number_manager (niemals ausgedacht!). Kein USt-Ausweis ohne UID. Rechnungen werden nie gelöscht/geändert — nur Storno. Das Paket ist eine Einzelplatz-Lizenz und dient nicht als Basis für Konkurrenzprodukte.
Wo liegen meine Daten?
Alle JSON-Daten: ~/.faktox/ (umstellbar via FAKTOX_DATA_DIR). Bei Problemen: einfach dort reinschauen. Optional synchronisierbar mit Google Drive (Script vorhanden).
+ AI Foto-Scan & Diktat (<1s), BMD/DATEV-Export, EÜR/UStVA-Report, mehrere Unternehmen, Beleg-Archiv
Team
79 €/Monat
+ Workspace mit 3 Mitgliedern inkl., Mitarbeiter-Zeiterfassung mit Satz-Maskierung, gemeinsame Aufträge, +15 € je weiteres Mitglied
Invoice Agent Skill
249 € einmalig
DAS Produkt für AI-Assistenten (lokal, kein Abo) — Details in Abschnitt 10
Abonnements & Kündigung
Abrechnung monatlich im Voraus über Stripe (Kreditkarte/Bankeinzug) — Preis inkl. USt
Kündigung jederzeit zum Monatsende, direkt im Kundenportal (Einstellungen → Abonnement → Abo verwalten)
Nach Kündigung: Daten bleiben 30 Tage exportierbar, dann endgültige Löschung
Coupons: Je nach Kampagne wird ein Gutschein automatisch angewendet (Rabatt direkt im Checkout sichtbar), oder du tippst einen Promotion-Code ins Gutscheinfeld
Zahlungsmethoden
Kreditkarte (Visa/MC/Amex) und SEPA-Lastschrift via Stripe Payments Europe Ltd. Faktox speichert keine Kartendaten — nur den Stripe-Customer-Identifier.
12. Häufige Probleme
Ich bin ausgeloggt worden / Login geht nicht mehr
Session-Token läuft nach 30 Tagen ab, Magic-Links nach 15 Minuten. Einfach erneut einloggen. Falls du im Gmail-/Instagram-InApp-Browser warst: Session dort nicht persistierbar — Link im Standardbrowser öffnen (Knopf „In Browser öffnen" erscheint automatisch).
Meine Rechnung sieht anders aus als erwartet
Logo fehlt? → Einstellungen → Firmenlogo prüfen, PDF neu generieren (alte PDFs ändern sich nicht)
Alter Steuerstatus? → Rechnungen nutzen den Status zum Zeitpunkt ihrer Erstellung (historisiert) — korrekt so
Der „Auftrag erstellen"-Button ragt raus / ich sehe ihn nicht
Browser zoom zurücksetzen (100%) oder unten scrollen. Auf Mobile ist der Footer fixiert — ggf. Sheet nach oben scrollen, der Button bleibt sichtbar.
Mahnung kam trotz Teilzahlung?
Prüfe: Wurde die Zahlung tatsächlich gebucht (Auftrag → Rechnungsdetail)? Der Mahnlauf rechnet nur mit gebuchten Zahlungen. Nachholbedarf: Zahlung nachbuchen → nächste Mahnstufe fällt ggf. ganz weg.
Meine Teilrechnungs-Nummer ist „RE-2026-000055-001" statt fortlaufend
Das ist korrekt und gewollt: Basisnummer + Suffix gruppiert Teilrechnungen pro Auftrag (baool data). Es entsteht KEINE Lücke im Hauptnummernkreis. Siehe Abschnitt 3.