1. Was ist eine Honorarnote nach österreichischem Recht?
In Österreich ist der Begriff „Honorarnote“ die traditionelle und rechtlich etablierte Bezeichnung für die Rechnung freiberuflich und selbständig Tätiger (z.B. IT-Konsulenten, Journalisten, Therapeuten, Berater, Vortragende und Künstler). Im Gegensatz zur Warenrechnung im Handel dokumentiert die Honorarnote eine geistige oder persönliche Dienstleistung.
Steuerrechtlich gilt eine Honorarnote nach dem österreichischen Umsatzsteuergesetz (UStG 1994 im Rechtsinformationssystem des Bundes) als vollwertige Rechnung. Das bedeutet: Sie muss sämtliche formalen Kriterien des § 11 UStG erfüllen, damit der Leistungsempfänger den Betriebsausgabenabzug bzw. Vorsteuerabzug geltend machen kann.
2. Die 8 gesetzlichen Pflichtangaben einer Honorarnote
Damit das österreichische Finanzamt eine Honorarnote beanstandungslos anerkennt, müssen ab einem Rechnungsbetrag von 400 € brutto zwingend folgende Angaben enthalten sein:
Name und Anschrift des Ausstellers: Dein vollständiger Name (bzw. Firmenname lt. Gewerberegister) und deine offizielle Geschäftsadresse.
Name und Anschrift des Kunden: Vollständiger Name bzw. Firmenwortlaut und Anschrift des Leistungsempfängers.
Fortlaufende Rechnungsnummer: Eine eindeutige Nummerierung mit einem oder mehreren Nummernkreisen (z.B. HN-2026-001). Lücken in der Nummernfolge sind unzulässig.
Ausstellungsdatum: Das Datum, an dem die Honorarnote erstellt wird.
Liefer- oder Leistungsdatum: Der genaue Tag der Leistungserbringung oder der Zeitraum (z.B. „01.08.2026 bis 15.08.2026“).
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung: Detaillierte Beschreibung der Tätigkeit (z.B. „Softwareentwicklung Frontend, 15 Stunden à 95,00 €“).
Entgelt und Steuersatz: Aufschlüsselung nach Nettobetrag, Steuersatz (z.B. 20%) und Steuerbetrag.
UID-Nummer: Bei Rechnungen über 10.000 € brutto oder bei Lieferungen/Leistungen innerhalb der EU (Reverse Charge) ist die Angabe der UID-Nummer (z.B. ATU12345678) verpflichtend.
3. Die Kleinunternehmerregelung in Österreich (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG)
Als Kleinunternehmer in Österreich bist du unecht umsatzsteuerbefreit, wenn dein Jahresumsatz die gesetzliche Grenze nicht übersteigt (Details siehe Bundesministerium für Finanzen BMF.gv.at). In diesem Fall darfst du auf deiner Honorarnote keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen.
Der gesetzlich vorgeschriebene Befreiungsvermerk:
„Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG.“
Achtung Steuerfalle: Weist ein Kleinunternehmer auf der Honorarnote fälschlicherweise 20% Umsatzsteuer aus, schuldet er diese Steuer kraft Rechnungslegung dem Finanzamt, darf sich im Gegenzug aber keine Vorsteuer abziehen!
4. E-Rechnung an die öffentliche Hand (ERB) & ZUGFeRD 2.5
Wer in Österreich Aufträge für Ministerien, Bundesländer oder öffentliche Auftraggeber ausführt, muss Rechnungen verpflichtend elektronisch über das Portal e-Rechnung.gv.at im ebInterface- bzw. EN 16931-Standard übermitteln.
Gleichzeitig setzen private B2B-Unternehmen im DACH-Raum flächendeckend auf ZUGFeRD 2.5. Faktox erzeugt automatisch hybride Rechnungsdokumente, die sowohl visuell als PDF gelesen als auch von Kanzleiprogrammen wie BMD NTCS direkt automatisiert verbucht werden können.
5. Vergleich: Word/Excel Vorlage vs. Faktox Online-Generator
Funktion
Klassische Word/Excel Vorlage
Faktox Honorarnoten-SaaS
Rechtssicherheit
Manuelle Pflege, Gefahr von Formfehlern
Automatische Prüfung aller Pflichtangaben
ZUGFeRD 2.5 E-Rechnung
Nicht möglich (reines Textdokument)
100% konformes XML automatisch im PDF
Zeiterfassung & Timer
Manuelles Abtippen aus Stoppuhren
Direkter Live Fokus-Timer mit 1-Klick Faktura
Steuerberater BMD-Export
Keiner (manuelles Abtippen durch Kanzlei)
Standardisierte BMD-CSV (Konten 4000/5000)
Kosten
Kostenlos, aber 2-3h Zeitaufwand/Monat
Free-Plan dauerhaft 0 € (bis 3 Rechnungen)
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Was ist der rechtliche Unterschied zwischen einer Honorarnote und einer Rechnung?
Rechtlich gibt es keinen Unterschied: Beide sind Rechnungen im Sinne des § 11 UStG. Die Bezeichnung 'Honorarnote' wird in Österreich traditionell von freien Berufen, Konsulenten und Künstlern verwendet, um Dienstleistungen von reinem Warenhandel abzugrenzen.
Welche Pflichttexte müssen österreichische Kleinunternehmer anführen?
Es muss zwingend der Hinweis 'Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG' enthalten sein. Ein Ausweis von 20% oder 10% USt ist strengstens untersagt.
Brauche ich in Österreich eine UID-Nummer für meine Honorarnote?
Als reiner Inlands-Kleinunternehmer unter der Freigrenze benötigst du in der Regel keine UID-Nummer. Sobald du jedoch Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland erbringst (Reverse Charge) oder Rechnungen über 10.000 € ausstellst, ist eine UID-Nummer (ATU...) gesetzlich vorgeschrieben.
Wie hilft Faktox bei der Zusammenarbeit mit dem österreichischen Steuerberater?
Faktox exportiert deine Buchungsdaten im standardisierten BMD-Format (inklusive Erlöskonto 4000/4100 und Aufwandskonto 5000). Du kannst deinem Steuerberater am Monatsende mit 1 Klick die CSV-Datei und alle Belege als ZIP-Archiv übermitteln.
Kann ich mit Faktox auch Angebote und Auftragsbestätigungen schreiben?
Ja. Faktox bildet den gesamten Zyklus ab: Angebot erstellen ➔ Auftrag bestätigen ➔ Zeiten tracken ➔ fertige Honorarnote mit ZUGFeRD 2.5 generieren.