Honorarnote Vorlage für Österreich: Rechtskonform nach § 6 UStG & ZUGFeRD 2.5

1. Was ist eine Honorarnote nach österreichischem Recht?

In Österreich ist der Begriff „Honorarnote“ die traditionelle und rechtlich etablierte Bezeichnung für die Rechnung freiberuflich und selbständig Tätiger (z.B. IT-Konsulenten, Journalisten, Therapeuten, Berater, Vortragende und Künstler). Im Gegensatz zur Warenrechnung im Handel dokumentiert die Honorarnote eine geistige oder persönliche Dienstleistung.

Steuerrechtlich gilt eine Honorarnote nach dem österreichischen Umsatzsteuergesetz (UStG 1994 im Rechtsinformationssystem des Bundes) als vollwertige Rechnung. Das bedeutet: Sie muss sämtliche formalen Kriterien des § 11 UStG erfüllen, damit der Leistungsempfänger den Betriebsausgabenabzug bzw. Vorsteuerabzug geltend machen kann.

2. Die 8 gesetzlichen Pflichtangaben einer Honorarnote

Damit das österreichische Finanzamt eine Honorarnote beanstandungslos anerkennt, müssen ab einem Rechnungsbetrag von 400 € brutto zwingend folgende Angaben enthalten sein:

1. Name und Anschrift des Ausstellers: Dein vollständiger Name (bzw. Firmenname lt. Gewerberegister) und deine offizielle Geschäftsadresse.
2. Name und Anschrift des Kunden: Vollständiger Name bzw. Firmenwortlaut und Anschrift des Leistungsempfängers.
3. Fortlaufende Rechnungsnummer: Eine eindeutige Nummerierung mit einem oder mehreren Nummernkreisen (z.B. HN-2026-001). Lücken in der Nummernfolge sind unzulässig.
4. Ausstellungsdatum: Das Datum, an dem die Honorarnote erstellt wird.
5. Liefer- oder Leistungsdatum: Der genaue Tag der Leistungserbringung oder der Zeitraum (z.B. „01.08.2026 bis 15.08.2026“).
6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung: Detaillierte Beschreibung der Tätigkeit (z.B. „Softwareentwicklung Frontend, 15 Stunden à 95,00 €“).
7. Entgelt und Steuersatz: Aufschlüsselung nach Nettobetrag, Steuersatz (z.B. 20%) und Steuerbetrag.
8. UID-Nummer: Bei Rechnungen über 10.000 € brutto oder bei Lieferungen/Leistungen innerhalb der EU (Reverse Charge) ist die Angabe der UID-Nummer (z.B. ATU12345678) verpflichtend.

3. Die Kleinunternehmerregelung in Österreich (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG)

Als Kleinunternehmer in Österreich bist du unecht umsatzsteuerbefreit, wenn dein Jahresumsatz die gesetzliche Grenze nicht übersteigt (Details siehe Bundesministerium für Finanzen BMF.gv.at). In diesem Fall darfst du auf deiner Honorarnote keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen.

Achtung Steuerfalle: Weist ein Kleinunternehmer auf der Honorarnote fälschlicherweise 20% Umsatzsteuer aus, schuldet er diese Steuer kraft Rechnungslegung dem Finanzamt, darf sich im Gegenzug aber keine Vorsteuer abziehen!

4. E-Rechnung an die öffentliche Hand (ERB) & ZUGFeRD 2.5

Wer in Österreich Aufträge für Ministerien, Bundesländer oder öffentliche Auftraggeber ausführt, muss Rechnungen verpflichtend elektronisch über das Portal e-Rechnung.gv.at im ebInterface- bzw. EN 16931-Standard übermitteln.

Faktox erzeugt hybride ZUGFeRD-2.5-Rechnungsdokumente, die visuell als PDF gelesen werden können und maschinenlesbare XML-Daten enthalten. Ob ein konkretes Kanzleiprogramm diese Daten direkt übernimmt, muss vorab mit der Kanzlei geprüft werden.

5. Vergleich: Word/Excel Vorlage vs. Faktox Online-Generator